نفخر بالإعلان عن التنفيذ الناجح لـ SharePoint Online في واحدة من أكبر وأعرق الجامعات في الكويت. غيرت مبادرة التحول الرقمي الاستراتيجية هذه طريقة تعاون أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب، وإدارة المحتوى، والوصول إلى المعلومات الحرجة، مما وضع معيارًا جديدًا للمؤسسات التعليمية في المنطقة.

واجهت الجامعة، التي تواجه تحديات مع المعلومات المجزأة، ومشاركة المستندات غير الفعالة، وإمكانيات التعاون عن بُعد المحدودة، شراكة مع Motive Co. لنشر بيئة SharePoint Online قوية وقابلة للتطوير وآمنة. كان الهدف واضحًا: إنشاء مساحة عمل رقمية موحدة تعزز الابتكار وتعزز الإنتاجية وتدعم مهمة الجامعة في التميز الأكاديمي.

التحديات التي عالجها SharePoint Online

قبل التنفيذ، تعاملت الجامعة مع عدة تحديات رئيسية:

• جزر المعلومات: كانت المستندات والبيانات الحرجة مبعثرة عبر محركات مختلفة، وصناديق البريد الإلكتروني، وأنظمة legacy، مما جعل من الصعب العثور عليها وإدارتها.
• التعاون غير الفعال: كافح أعضاء هيئة التدريس وفرق البحث مع التحكم في الإصدار والتأليف المشترك في الوقت الفعلي، مما أدى إلى تأخيرات وجهود مكررة.
• فوضى إدارة المحتوى: كانت إدارة السياسات، والمناهج الدراسية، وأوراق البحث، والمستندات الإدارية عملية يدوية تستغرق وقتًا طويلاً دون حوكمة مركزية.
• إمكانية وصول محدودة: احتاج الطلاب والموظفون إلى الوصول السلس إلى الموارد من أي مكان، على أي جهاز، وهي قدرة لم يتمكن النظام القديم من توفيرها بشكل موثوق.
• مخاطر الأمان والامتثال: أصبح ضمان أمان البيانات والامتثال للوائح الأكاديمية معقدًا بشكل متزايد مع البنية التحتية الحالية.

حل SharePoint Online المخصص لدينا

صممت Motive Co. ونشرت حل SharePoint Online مخصصًا يعالج هذه النقاط المؤلمة مباشرة. تجاوز التنفيذ مجرد هجرة بسيطة؛ لقد كان إعادة تخيل كاملة للنظام البيئي الرقمي للجامعة.

الميزات والفوائد الرئيسية التي تم تقديمها:

• مركز مستندات مركزي: أنشئت مواقع مخصصة وآمنة لكل قسم، وهيئة تدريس، ومجموعة بحث، مما وفر مصدرًا واحدًا للحقيقة لجميع المستندات والملفات.
• تعاون سلس في الوقت الفعلي: مكّن multiple users من التأليف المشترك للمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية في وقت واحد، مع versioning تلقائي للقضاء على الارتباك.
• إدارة محتوى ذكية: نفذت metadata، و tagging، وسير عمل automated لموافقة المستندات، والأرشفة، والاحتفاظ، مما يضمن الامتثال ويقلل من النفقات الإدارية.
• تعزيز الاتصال والإنترانت: بنيت بوابة إنترانت ديناميكية وعصرية للإعلانات على مستوى الجامعة، وتقويمات الأحداث، وأدلة الموارد، مما حسن الاتصال الداخلي والمشاركة.
• وصول آمن وأذونات مفصلة: أنشئت ضوابط الوصول based on roles، مما يضمن أن البيانات الحساسة (مثل سجلات الطلاب أو البحث) يمكن الوصول إليها فقط من قبل personnel المصرح لهم، وتلبية متطلبات الامتثال الصارمة.
• إمكانية الوصول Mobile-First: تأكد من أن النظام الأساسي بأكمله responsive بالكامل، مما يسمح للطلاب والموظفين بالوصول إلى الموارد، وتقديم الواجبات، والتعاون من الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
• التكامل مع Microsoft 365: متصلة SharePoint بسلاسة مع Teams و Outlook و OneDrive، مما خلق مجموعة إنتاجية متماسكة وقوية لمجتمع الجامعة بأكمله.

التأثير والنتائج

حققت عملية طرح SharePoint Online فوائد كبيرة وقابلة للقياس للجامعة:

• زيادة الإنتاجية: أفاد أعضاء هيئة التدريس والموظفون بتوفير ساعات كل أسبوع من خلال القضاء على الوقت الذي يقضونه في البحث عن الملفات وإدارة مرفقات البريد الإلكتروني.
• تحسين التعاون: تتحرك مشاريع البحث والمبادرات cross-departmental بشكل أسرع مع communication مبسطة ومشاركة المستندات في الوقت الفعلي.
• تعزيز تجربة الطالب: يتمتع الطلاب بوصول أسهل إلى materials الدورة، وتقديم الواجبات، وموارد الحرم الجامعي، مما يؤدي إلى رضا higher.
• تعزيز الأمان والامتثال: تمتلك الجامعة الآن نظامًا قويًا وقابلًا للتدقيق لحوكمة البيانات، مما يقلل بشكل كبير من المخاطر ويضمن الالتزام باللوائح.
• أساس Future-Proof: يوفر SharePoint Online منصة قابلة للتطوير قائمة على السحابة يمكنها التكيف بسهولة مع النمو المستقبلي للجامعة والاحتياجات التكنولوجية المتطورة.

Motive Co: شريكك الموثوق في تكنولوجيا المعلومات

هذا النشر الناجح في الجامعة الرائدة في الكويت هو شهادة على خبرة Motive Co. في تقديم حلول رقمية معقدة enterprise-grade. نحن نتفهم أن لكل مؤسسة احتياجات فريدة، ونحن ملتزمون بتقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات الاستراتيجية المخصصة التي تحقق نتائج ملموسة.

سواء كنت في التعليم، أو الحكومة، أو القطاع الخاص، يمكن لـ Motive Co. مساعدتك في تسخير قوة المنصات الحديثة مثل SharePoint Online لتحويل عملياتك، وتمكين فرقك، وتحقيق أهدافك الاستراتيجية.

مستعد لتبسيط التعاون وإدارة المحتوى الخاص بك؟ إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من المعلومات أو جدولة استشارة، فلا تتردد في الاتصال بنا!